Реестр на 20 сентября: что просрочено
| Начисление | Остаток | Состояние |
|---|---|---|
| 40 000 ₽, срок 10.09; оплачено 25 000 ₽ | 15 000 ₽ | Просрочено |
| 30 000 ₽, срок 25.09; оплат пока нет | 30 000 ₽ | Срок не наступил |
| Итого | 45 000 ₽ | Из них просрочено 15 000 ₽ |
Все суммы условные, оплаты проверены на 20 сентября. Реестр содержит только два действующих начисления; отмен, авансов и других корректировок нет.
Зафиксируйте дату проверки
Реестр задолженности всегда составляется на дату. Для каждого начисления нужны арендатор, договор, объект, период, срок оплаты, сумма и распределённые оплаты. Включайте только действующие обязательства: отменённое начисление не должно оставаться в долге. Если правила договора изменились, сначала проверьте начисление, а затем оценивайте остаток.
Отделите остаток от просрочки
Остаток равен начислению за вычетом оплат, отнесённых к нему. Если начислено 40 000 ₽ и распределено 25 000 ₽, осталось 15 000 ₽. При сроке оплаты 10 сентября на 9 сентября это предстоящая оплата, а на 20 сентября — просрочка. У другого договора срок может быть 25 сентября: его непогашенные 30 000 ₽ на ту же дату ещё не просрочены. Сумма всех остатков не равна сумме просроченной задолженности.
Проверьте деньги до разговора с арендатором
Перед напоминанием посмотрите банковские операции, наличные и нераспределённые поступления. Человек мог заплатить одной суммой за два периода или указать неполное назначение перевода. Найденные деньги нужно связать с правильным договором и начислением. Само наличие перевода от знакомого плательщика ещё не доказывает оплату именно спорного месяца.
Разберите частичные оплаты
Сохраняйте отдельные строки поступлений: например, 25 000 ₽ и 10 000 ₽ по одному начислению 40 000 ₽. После распределения обеих сумм остаток — 5 000 ₽. Проверяйте дату каждой оплаты и дату среза: перевод, полученный 21 сентября, не уменьшает долг в отчёте на 20 сентября. При исправлении ошибки сохраняйте историю, чтобы можно было восстановить причину изменения.
Сформируйте список действий
Сгруппируйте подтверждённые просрочки по договору и сроку. Рядом запишите последнее действие, ответ арендатора, согласованную дату обратной связи и ответственного. Отделите спорные начисления от сумм, которые обе стороны подтвердили. Такой список помогает не отправлять повторное напоминание после оплаты и не терять договорённости в переписке. Это порядок сверки, а не инструкция по судебному взысканию.
Проверьте реестр в системе
В Rentier One начисления и поступления связаны распределениями, а остаток и просрочка учитываются раздельно. Для начала возьмите несколько договоров, сравните суммы на одну дату и проверьте по одному случаю полной и частичной оплаты. Если пока удобнее таблица, используйте бесплатный шаблон платежей: укажите сроки и распределите каждое поступление, прежде чем делать вывод о долге.