Пример за сентябрь: один объект
| Показатель | Сумма |
|---|---|
| Начислено за сентябрь | 100 000 ₽ |
| Получено и распределено на сентябрь | 90 000 ₽ |
| Остаток по сентябрю | 10 000 ₽ |
| Оплаченные операционные расходы | 15 000 ₽ |
| Поступления минус эти расходы | 75 000 ₽ |
| Обеспечение — отдельно | 50 000 ₽ |
Условный пример. Авансов и погашения старых долгов нет. Капитальные вложения, налоги и другие платежи в расчёт 75 000 ₽ не включены.
Начните с периода и объекта
Выберите месяц и дату, на которую проверяете данные. Для каждого объекта запишите действующий договор, начисленную аренду, поступившие деньги и расходы. Если один перевод относится к нескольким объектам или периодам, сохраните его исходную сумму и отдельно укажите распределение. Так итог по объекту можно будет объяснить, а один перевод не попадёт в результат дважды.
Разделите три разных показателя
Начисление показывает обязательство арендатора за период. Поступление — факт получения денег. Распределённая оплата — часть поступления, отнесённая к конкретному начислению. Например, за сентябрь начислено 100 000 ₽, а на сентябрь распределено 90 000 ₽: остаток составляет 10 000 ₽. Он становится просроченным только после установленного срока оплаты. Поступление за октябрь не закрывает сентябрь без соответствующего распределения.
Считайте денежный результат в оговорённых границах
В примере ниже все 90 000 ₽ поступили в сентябре и относятся к сентябрьской аренде. Из них оплачены обслуживание и текущий ремонт на 15 000 ₽. Разница — 75 000 ₽. Это денежный результат после выбранных операционных расходов, а не бухгалтерская прибыль и не сумма, свободная от любых обязательств. Для полной картины отдельно отмечайте другие платежи и основания их включения. Если авансы или погашение старого долга попали в текущий месяц, покажите их отдельными строками.
Не смешивайте содержание и вложения
Расход на обслуживание объекта и покупка нового актива отвечают на разные вопросы. В управленческом отчёте разделите текущие расходы и капитальные вложения; для каждой записи укажите объект, дату, сумму, категорию и подтверждающий документ. Не вычитайте один расход одновременно как операционный и как капитальный. Правила бухгалтерского и налогового учёта этот пример не определяет.
Покажите обеспечение отдельно
Обеспечительный платёж не включайте в строку арендных поступлений только потому, что он пришёл на тот же счёт. В примере полученные 50 000 ₽ обеспечения показаны отдельно от результата 75 000 ₽. При возврате или изменении назначения сохраняйте основание и историю операции. Общая сумма денег на банковском счёте поэтому может отличаться от результата аренды за выбранный месяц.
Закройте месяц сверкой
Сопоставьте поступления с банковской выпиской и наличными, проверьте распределение по договорам, затем расходы и остатки. Отдельно перечислите неподтверждённые операции. Сохраните дату отчёта: поздняя оплата изменит остаток, но не должна бесследно менять ранее переданный документ. В Rentier One можно связать объекты, договоры и платежи, а в учёте актива разделить операционные расходы и капитальные вложения. Начните с одного месяца и проверьте результат на знакомых суммах.